COMUNICADO SOBRE LA CREACIÓN DE LA COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS DEL AYUNTAMIENTO DE SAN BARTOLOMÉ DE TIRAJANA

El pasado viernes (30-07-2010) el Pleno del Ayuntamiento de San Bartolomé de Tirajana aprobó la creación de una Comisión de Valoración y Expurgo de Documentos. El acuerdo, en lugar de ser considerado como un paso más en la adecuada gestión de documentos de este Ayuntamiento, causó cierta discrepancia injustificada en el seno de la Corporación.

Una Comisión técnica de este tipo ni sirve únicamente para eliminar copias de documentos ni se emplea para eliminar documentos de forma indebida. Una Comisión de Valoración y Expurgo, cuyo procedente en Canarias lo encontramos en la creada por el propio Gobierno de Canarias, tiene como finalidad principal analizar de forma científica los valores administrativos, jurídicos, fiscales e históricos de los documentos, para así determinar si deben ser conservados de forma permanente o si, una vez transcurrido el tiempo establecido por la legislación vigente, en que hayan perdido los tres primeros valores y no adquieran el histórico, pueden ser eliminados levantando acta oficial. Además, dicha Comisión analiza la jurisprudencia que afecta a cada uno de los tipos documentales que produce el Ayuntamiento, el procedimiento necesario para su tramitación y los documentos que deben integrar cada expediente. De esa manera, también, podemos discernir cuando son accesibles los documentos y por quién, para de ese modo no vulnerar las leyes administrativas y de protección de datos.

En definitiva, se trata de la creación de un órgano consultivo y colegiado que evitará que un departamento determinado elimine documentos de forma unilateral, debiendo consultar a la Comisión qué deben hacer con los documentos producidos: si transferirlos al Archivo municipal o eliminarlos de forma sistematizada.

Sobre la valoración documental existe un amplio número de estudios y libros, así como diferentes análisis realizados en otras Comunidades Autónomas.

Por todo esto, su creación no debe constituir un agravio ni para el ciudadano ni para el propio Ayuntamiento, sino más bien una garantía de gestión de documentos adecuada.